Come lavorare in open space ed essere produttivi

Collaborazione e condivisione sono diventati i concetti chiave dell’ufficio contemporaneo.

Spazi di lavoro 31 maggio 2018

Una crescente flessibilità dei ruoli all’interno delle aziende e la necessità di agevolare la collaborazione hanno favorito un grande ritorno degli uffici open space.

Il bisogno di coinvolgimento è più forte nelle aziende che lavorano nei settori del design, della creatività e nel digitale, poiché i compiti da svolgere sono spesso legati a sprint, cioè sessioni intensive mirate a risolvere un problema o sviluppare un prototipo.

La produttività è a rischio?

Numerosi studi supportano la collaborazione e il coinvolgimento, agevolati anche da elementi funzionali come gli arredi. Un esempio è la filosofia di progettazione Living Office di Herman Miller.

I migliori brand per l’arredo ufficio propongono soluzioni e pannelli per ottimizzare gli spazi, che diventano ambienti mutevoli che possono di volta in volta ospitare attività e modalità di lavoro diverse.

Ambienti che fino a qualche anno fa erano ritenuti attraenti, ma confusionari, hanno acquistato credibilità grazie all’evoluzione tecnologica dei materiali e delle lavorazioni usati per isolare le postazioni e creare dei piccoli porti sicuri per chi ha bisogno di momenti di concentrazione e isolamento.

5 idee per restare produttivi in un open space

1. Avere una postazione versatile

La possibilità di separarsi fisicamente dal resto dell’open space è di cruciale importanza per ritagliarsi un ambiente di privacy e concentrazione quando non è previsto un momento di collaborazione. Un’ottima soluzione, in questi casi, sono i pannelli fonoassorbenti da scrivania, che delimitano la postazione, senza isolarla dal resto dell’ambiente.

2. Superare l’idea di una postazione fissa

Uno dei grandi vantaggi degli open space è che le persone possono lavorare più facilmente con team e funzioni diverse. L’importante è sfruttare queste opportunità, perché possono aprire nuovi scenari e dare il via a nuove idee.

3. Progettare aree meeting ben definite

Le aree meeting non possono accavallarsi con le postazioni dell’open space, per quanto collaborative possano essere. È importante che le sale dedicate alle riunioni siano separate in modo adeguato e accessoriate con elettricità, strumenti tecnologici e lavagne.

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4. Moderare il rumore di fondo

Negli ambienti in cui il rumore di fondo è controllato o dove comunque sono messi in atto accorgimenti di mascheramento sonoro, la percentuale di successo nel completamento di un task — semplice o complesso — aumenta notevolmente. In situazioni in cui il rumore di fondo diventa confusione, un buon rimedio può essere utilizzare delle cuffie.

5. Comunicare non sempre vuol dire collaborare

Le cuffie sono anche un ottimo segnalatore visivo nei casi in cui le persone siano impegnate in un compito. Ma non bisogna delegare a questi indizi la comunicazione del non voler avere conversazioni informali. Un buon open space deve riuscire a calibrare gli spazi collaborativi e il bisogno di concentrazione, che deve avere un suo spazio sacro.

Lavorare in open space è una grande opportunità, purché ci sia un’organizzazione degli spazi che rispetti i diversi momenti della giornata lavorativa.